Processo Conceitos (Parte II)

O que é política?

“As políticas são os grandes princípios gerais de uma organização. Elas definem a direção, orientam e influenciam a tomada de decisões. As políticas orientam as ações e estratégias do dia a dia, mas permitem flexibilidade – a palavra-chave das políticas é “orientar”.

As políticas em uma organização representam as regras e definições globais. Elas não foram projetadas para lhe dizer as etapas sobre “como” fazer algo, mas as regras que precisam ser seguidas. Pense em dirigir um carro. Quando você dirige de casa para o trabalho, precisa dirigir nas estradas, obedecer aos limites de velocidade e seguir os sinais de trânsito. Não importa qual rota você faça ou qual meio de transporte motorizado, essas regras ou Políticas ainda se aplicam. As Políticas Rodoviárias não dizem a que horas sair, que veículo usar ou mesmo que rota tomar. As políticas simplesmente regem todas as regras que você precisa seguir ao longo do caminho.

As políticas da empresa tendem a ter tópicos como uso de mídia social, licença médica e licença remunerada, comportamento de trabalho e códigos de conduta aceitáveis, integração e rescisão de funcionários, discriminação no local de trabalho e certificações e licenciamento adequados entre uma infinidade de outros tópicos, alguns específicos para o seu negócio.

Políticas são “as regras” que regem a operação de sua empresa e aqueles que trabalham para ela. As políticas geralmente são desenvolvidas por executivos (geralmente com assessoria jurídica) durante os primeiros dias da empresa, mas normalmente evoluem à medida que o negócio cresce e muda. As políticas cobrem tudo, desde códigos de vestimenta até avaliações de desempenho e são a base sobre a qual todas as outras diretrizes são construídas.

O que é processo?

Um processo é o conjunto de tarefas que usam recursos para transformar entradas em saídas. Pense em fazer cookies – se você seguir uma receita comprovada (processo), ela fornecerá bons cookies (saída). Estabelecer processos eficazes e eficientes que são seguidos e melhorados de forma consistente é a base para a maioria dos padrões de gestão.

O que é procedimento?

Um procedimento (procedure) é um método uniforme que descreve como executar um processo. Um procedimento é uma série de etapas que precisam ser concluídas para que um processo seja executado. Um procedimento descreve o que precisa ser feito para concluir as tarefas de acordo com os regulamentos do setor, leis ou políticas para administrar o negócio.

Os procedimentos descrevem, passo a passo, quais ações (tarefas) devem ser tomadas em casos específicos. Os procedimentos têm um começo e um fim e devem ser rigorosamente seguidos para atingir o resultado desejado. A natureza cíclica e a uniformidade de um procedimento são de vital importância para o treinamento de novos funcionários, conformidade, melhoria de processos e auditoria.

“uma forma estabelecida ou oficial de fazer algo, fornecendo os detalhes”.

“as instruções detalhadas das etapas”.

“indica como o processo deve ser executado”.

Muitas vezes existentes na forma de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) ou manuais de referência semelhantes, os procedimentos explicam como cumprir as políticas de uma empresa em detalhes mais específicos. Os procedimentos geralmente ditam “o que” deve ser feito e “quem” é o responsável. Se fosse política da empresa que todos os funcionários recebessem 20 horas de treinamento de segurança, um POP forneceria detalhes sobre como essas horas devem ser alocadas e atingidas.

Normalmente contém elementos como:

• Por que o procedimento é necessário;
• O que precisa ser realizado e como será executado;
• Quem realiza qual ação;
• De onde vêm as entradas e para onde vão as saídas;
• Quaisquer requisitos de localização (ou seja, onde uma atividade é realizada);
• Os critérios (requisitos) que eles devem atender;
• Ferramentas, informações ou outros recursos necessários;
• Terminologia, definições, explicações etc.

Um procedimento será determinado pela necessidade de detalhar a forma específica de fazer as tarefas por questões legais, conformidade regulamentar ou políticas da empresa. Atenção:  nem todos os processos precisam ter um procedimento; um mesmo processo pode ter associado um ou vários procedimentos.

Os procedimentos são utilizados para aquelas tarefas em que várias operações estão vinculadas e diferentes pessoas ou departamentos da empresa estão envolvidos (por exemplo, Procedimento para a apresentação de Modelos Fiscais na Tesouraria, Procedimento de Compras, Procedimento de Avaliação de Fornecedores, Procedimento de Automação de Faturas, Procedimento para Trabalho de Risco…).

O que é instrução de trabalho?

As Instruções de Trabalho (IT) são documentos que descrevem de forma clara e precisa a maneira correta de realizar certas tarefas que podem causar transtornos ou danos se não forem feitas da maneira estabelecida. Ou seja, descrever, ditar ou estipular as etapas que devem ser seguidas para realizar corretamente qualquer atividade ou trabalho específico.

Por exemplo, Documento da Área de Compras que descreve a Documentação de Credenciamento de Despesa a ser apresentada pelo Colaborador em sua Nota de Despesa e as etapas para proceder à apresentação de suas despesas mensais; esta instrução de trabalho estaria vinculada à atividade (a palavra atividade neste caso, refere-se a uma coleção de tarefas) “Enviar nota de despesas”.

As instruções de trabalho têm como objetivo principal explicar como vai ser realizada uma determinada atividade (a palavra atividade neste caso, refere-se a uma coleção de tarefas) e são obrigatórias.

Uma instrução de trabalho descreve como realizar uma tarefa dentro de um processo, que é uma parte mais detalhada do procedimento.

Às vezes, são necessários mais detalhes do que os descritos nos procedimentos. Muitas organizações incluem instruções de trabalho para: detalhar tarefas específicas referenciadas em um procedimento; ajudar no treinamento; e reduzir erros.

Uma instrução de trabalho frequentemente repetirá muitos dos elementos de um procedimento para ajudar a descrever onde ela se encaixa no processo, como: Propósito; Definições; Responsabilidade; Requisitos; Ferramentas; e Informações quem “explicam como realizar as tarefas de um processo”

O que é uma tarefa?

O termo “tarefa” significa “um trabalho a ser realizado ou feito”, ou simplesmente “trabalho”. Uma tarefa é qualquer trabalho realizado com um propósito. Também pode ser chamado de atribuição, geralmente é feita sob a supervisão de alguém e precisa ser concluída a tempo.

O que é uma atividade?

“Tarefa” e “atividade” são palavras que podem criar confusão. A maioria das pessoas acham que essas duas palavras são semelhantes, pois parecem ter significados semelhantes. No entanto, estas são duas palavras que vêm com significados diferentes. Enquanto o termo “tarefa” significa “um trabalho a ser realizado ou feito” como dito acima, “atividade” significa “algum evento ou algum acontecimento”.

Tarefa versus Atividade