Refletindo sobre Gestão

MANAGEMENT

É muito provável que neste momento você está responsável por gerenciar alguma iniciativa em sua organização ou pelo menos já esteve responsável por gerenciar em algum momento da sua carreira profissional.

Conceito (o que é?)

A gestão pode ser definida como o processo de administração e controle dos assuntos da organização, independentemente de sua natureza, tipo, estrutura e tamanho. Trata-se de um ato de criar e manter um ambiente de negócios em que os membros da organização possam trabalhar juntos e alcançar objetivos de negócios de forma eficiente e eficaz.

“Basicamente, a Gestão significa influenciar a ação. Gestão é sobre ajudar as organizações e as unidades fazerem o que tem que ser feito, o que significa ação.” Henry Mintzberg.

Características da Gestão

• Universal: Todas as organizações, sejam elas privadas ou não, exigem gestão para gerenciar suas atividades.
• Orientada a objetivos: Toda organização é criada com um objetivo predeterminado e a gestão ajuda a atingir essas metas.
• Processo Contínuo: É um processo contínuo que tende a persistir enquanto a organização existir.
• Multidimensional: A gestão não se limita apenas à administração de pessoas, mas também gerencia trabalho, processos e operações, o que a torna uma atividade multidisciplinar.
• Atividade em grupo: Uma organização é composta por vários membros que possuem necessidades, expectativas e crenças diferentes. Cada pessoa entra na organização com um motivo diferente, mas depois de se tornar parte da organização, trabalha para alcançar o mesmo objetivo. Requer supervisão, trabalho em equipe e coordenação.
• Função dinâmica e sistêmica: Existe uma organização em um ambiente de negócios que possui diversos fatores como social, político, jurídico, tecnológico e econômico. Uma pequena mudança em qualquer um desses fatores afetará o crescimento e o desempenho da organização.
• Força intangível: A gestão não pode ser vista nem tocada, mas pode-se sentir sua existência, na forma como a organização funciona.

Níveis de Gestão

• Gestão de Alto Nível: Este é o mais alto nível na hierarquia organizacional, que inclui Conselho de Administração e Executivos-Chefes. São responsáveis por definir os objetivos, formular planos, estratégias e políticas.
• Gestão de Nível Médio: É o segundo e mais importante nível na escada corporativa, pois cria um elo entre a gestão de nível superior e operacional. Inclui chefes e gerentes departamentais e de divisão que são responsáveis pela implementação e controle de planos e estratégias que são formulados pelos principais executivos.
• Gestão de Nível Operacional: Chamada de gestão de nível funcional ou operacional. Inclui gerentes de primeira linha, coordenadores, supervisores. Como a gestão de nível funcional interage diretamente com os trabalhadores, ela desempenha um papel crucial na organização, pois ajuda na redução do desperdício e do tempo ocioso dos trabalhadores, melhorando a qualidade e quantidade de produção.

Atribuições de quem exerce a gestão

• Planejar: É a primeira e mais importante função da gestão. Precisa-se decidir de antemão o que deve ser feito no futuro. Avaliar o futuro e aprovisionar (se abastecer do que é necessário para determinada tarefa ou para determinado fim) em função dele.

• Organizar: Uma vez formulados os planos, o próximo passo é estruturar as rotinas, reunindo os recursos (pessoas e/ou os equipamentos) de acordo com o planejamento realizado. Atribuir as tarefas aos responsáveis pela sua execução; agrupar as tarefas em funções e áreas; atribuir autoridade com responsabilidade adequada e alocar recursos em toda a organização para atingir os objetivos comuns de uma empresa.

• Comandar: Pôr em movimento, fazer acontecer, tendo como objetivo, alcançar o máximo retorno de todos os recursos empregados. É tarefa do gestor orientar, supervisionar, liderar e motivar os subordinados, para garantir que eles trabalhem na direção certa, no que diz espeito aos objetivos da organização.

• Controlar: A função de controle da gestão envolve uma série de medidas a serem tomadas para garantir que o desempenho dos colaboradores seja conforme os planos. Envolve estabelecer padrões de desempenho e compará-los com o desempenho real. Em caso de variações, devem ser tomadas medidas necessárias para sua correção. Localizar as fraquezas e os erros, corrigi-los e prevenir suas ocorrências.

• Coordenar: É uma característica importante da gestão, que significa a integração das atividades, processos e operações da organização e sincronização de esforços, para garantir que cada elemento da organização contribua para o seu sucesso.

A coordenação pode ser descrita como aquele cordão invisível que percorre todas as atividades da organização e os une. É a essência da gestão, necessária em todos os níveis e em cada etapa da empresa, para alcançar os objetivos da organização.

Processo de Organizar

Organizar, assim como planejar, é um processo que deve ser cuidadosamente elaborado e aplicado. Este processo envolve determinar o trabalho necessário, atribuir essas tarefas e organizá-las em uma estrutura organizacional.

Se este processo não for bem conduzido, os resultados podem ser confusão, frustração, perda de eficiência e eficácia limitada.

Figura 1

Se o gestor falhar na organização e gerar um ambiente confuso (figura 1), qual será o comportamento que ele estimulará na organização e quais as consequências deste comportamento estimulado nos resultados esperados?

O processo de organizar consiste nas cinco etapas:

Identificar tarefas – Cada organização existe para cumprir um propósito específico. Este propósito determina as atividades (grupo de tarefas) que são executadas pela organização.

A cadeia causal da identificação das tarefas é: 1) Identificar os objetos (entradas e saídas) transacionados intra e inter processos; 2) Identificar os fornecedores e clientes destes objetos; 3) Identificar as atividades que irão tratar e transformar os objetos; 4) Identificar as tarefas que compõem as atividades; 5) Identificar o tempo máximo para execução das tarefas (prazo).

Como gestor (não importa o nível) você pode garantir que os membros de sua equipe sabem quais tarefas devem ser executadas? Quais são as datas limites para suas conclusões?

Agrupar tarefas – Uma vez identificadas as atividades, é necessário agrupá-las. As atividades são agrupadas de várias maneiras. As atividades de natureza semelhante podem ser agrupadas como uma e um departamento separado pode ser criado

Por exemplo, atividades relacionadas a compras, produção, marketing e contabilidade e finanças podem ser agrupadas respectivamente em departamentos de compras, produção, marketing e finanças. Além disso, em cada departamento, as atividades podem ser subdivididas em vários trabalhos específicos (cargos);

Atribuir responsabilidades – Tendo concluído o exercício de identificação, agrupamento e classificação de todas as atividades em cargos específicos, os funcionários individuais entram em cena, uma vez que aos funcionários serão atribuídas as responsabilidades de cuidar (executar) das atividades relacionadas com os trabalhos específicos. Pode envolver a contratação de pessoal para a realização de diversas atividades da organização. É para garantir que a pessoa certa seja nomeada para o trabalho certo;

Conceder (outorgar) autoridade – Com base nas responsabilidades específicas atribuídas a funcionários individuais, eles devem receber a autoridade necessária para o cumprimento das responsabilidades atribuídas, a fim de garantir seu desempenho eficaz e, por sua vez, o desempenho da organização;

Estabelecer relacionamento – Uma vez que cada funcionário da organização deve saber a quem se reportar e quais são os funcionários que trabalharão com ele. É necessário estabelecer uma estrutura que facilite a delegação e que tenha relacionamentos claros.

Outra dimensão de “estabelecer relacionamentos” que deve ser estabelecido e gerenciado é o relacionamento entre os processos e suas tarefas. É de responsabilidade do gestor, garantir que a rede de processos organizacionais, que dever ser seguida na execução das tarefas, seja clara para todos, possuindo seu sequenciamento correto, sincronizada e harmoniosa.

Reflexões sobre a atribuição organizar

• Quando nós, gestores, concentramos nossos esforços de gestão apenas nas atividades, assumimos conscientes ou não, que as pessoas nas equipes que somos responsáveis, conhecem todas as tarefas necessárias para que as atividades sejam realizadas. Além, é claro, que conhecem as mesmas tarefas e a ordem em que elas precisam ser executadas.

• A consistência operacional em uma empresa, vai exigir que as tarefas sejam organizadas (agrupadas) de uma forma coerente. Essa coerência no agrupamento das tarefas vai nos levar a atingir o consenso entre os envolvidos, possibilitando o estabelecimento de um ambiente organizado e propício para a obtenção de bons resultados.

Na prática seria transformar um ambiente disfuncional (vide figura 1) em um ambiente lógico e que faça sentido trabalhar (figura 2).

Figura 2

• Com as tarefas identificadas correta e completamente, agrupadas coerentemente em áreas, atividades e/ou perfis, podemos distribuí-las para os cargos e posteriormente atribuí-las aos responsáveis.

Será necessário termos uma forma e um meio para registrar, recuperar e dar acesso a: todas as tarefas identificadas; a ordem em que elas devem ser executadas; suas interdependências (fluxo de trabalho); o tempo (prazo) para se executar cada tarefa e o nome dos responsáveis por executá-las.