axonT e a Gestão

Gestão

Assumindo que….

“Gestão significa influenciar a ação. Gestão é sobre ajudar as organizações e as unidades fazerem o que tem que ser feito, o que significa ação.” Henry Mintzberg.

Tem como característica ser….

Universal; Orientada a objetivos; Processo contínuo; Multidimensional; Atividade em grupo; Função dinâmica e sistêmica; Força intangível (não pode ser vista nem tocada, mas pode-se sentir sua existência, na forma como a organização funciona).

Ocorre nos Níveis…

Estratégico (Gestão de Alto Nível – inclui Conselho de Administração e Executivos-Chefes); Tático (Gestão de Nível Médio – elo entre a gestão de nível superior e operacional); Operacional (interage diretamente com os executores das tarefas).

Quem exerce a gestão é responsável por…

Planejar (avaliar o futuro e provisionar em função dele); Organizar (atribuir tarefas aos responsáveis pela sua execução; agrupar as tarefas em funções e áreas; atribuir responsabilidades com autoridade adequada e alocar recursos); Comandar  (fazer acontecer, orientar, supervisionar, liderar e motivar); Controlar (estabelecer padrões de desempenho e compará-los com o desempenho real e, em caso de variações, tomar medidas necessárias para sua correção;  garantir que os erros sejam corrigidos e prevenir suas ocorrências); Coordenar (integrar tarefas, atividades, processos e operações), sincronizar esforços.

Qual a ferramenta que você tem à sua disposição para auxiliá-lo na gestão das tarefas que estão sob sua responsabilidade direta e/ou indireta?

 

axonT

O que é?

É uma ferramenta de gestão que combate o desperdício e auxilia os gestores em suas responsabilidades de planejar, organizar, comandar, controlar e coordenar.

Como surgiu?

No final do ano de 2019, com o avanço da pandemia do COVID-19, nossos clientes enfrentavam enormes dificuldades para gerenciar remotamente as suas equipes, impedidas pelas restrições sanitárias de trabalhar nas sedes de suas empresas. Com isso, fomos desafiados a ajudá-los a promover eficiência na gestão das suas equipes. Através deste impulso colocamos em prática uma ideia que há muito tínhamos: tornar nossas experiências de 30 anos de mercado, atuando na área de otimização e modelagem de processos, em uma ferramenta de gestão simples e com uma relação de custo-benefício vantajosa. Assim o axonT tornou-se uma realidade.

Quais problemas o axonT resolve?

O descontrole na identificação, registro e atualização dos registros das tarefas a serem executadas no dia a dia da organização.

Como: O axonT é o repositório de todas as atividades conhecidas da organização.

A deficiência na identificação dos responsáveis pela execução das tarefas.

Como: O axonT aponta para cada tarefa registrada no seu repositório quem é responsável pela sua execução.

A indefinição dos prazos para execução das tarefas e consequentemente dos prazos para conclusão das atividades (grupo de tarefas) de um processo.

Como: No axonT é possível apontar o prazo total para que uma atividade (grupo de tarefas) seja concluída e o prazo para execução de cada uma das tarefas a serem executadas. O axonT usa esse prazo para informar aos envolvidos da proximidade dos vencimentos, assim como para alertar os envolvidos das tarefas com prazos vencidos.

O desconhecimento de todas as entradas e saídas “trocadas” entre os processos e os níveis de qualidade esperado.

A ausência de responsabilização pelos objetos transacionados entre os processos.

Como: No axonT é possível catalogar todas as entradas e/ou saídas (objetos) de cada um dos processos, os responsáveis por esses objetos, os níveis de qualidade esperados e, as tarefas correlacionadas ao referido objeto (funcionalidade disponível no segundo semestre de 2022).

A inconsistência no agrupamento das tarefas em perfis (grupo) de executores. O que acaba gerando tarefas sem responsáveis ou tarefas com mais de um responsável.

Como: No axonT é possível correlacionar cada uma das tarefas registradas a um determinado grupo de executores, tratando as atividades “em filas de execução”, classificadas por ordem de vencimento dos prazos.

A falta de sincronismo na realização das tarefas, devido à ausência de uma sequência lógica a ser obedecida na execução das tarefas e/ou criação dos objetos.

Como: No axonT as tarefas são inseridas em uma corrente de eventos, ou seja, toda tarefa sempre terá uma tarefa precedente e uma tarefa posterior, formando assim os fluxos de trabalho, garantindo que as atividades sempre serão lançadas para execução no momento certo.

Os gastos desnecessários devido a manutenção de equipes inadequadamente dimensionadas.

Como: No axonT é possível apurar qual o tempo médio gasto pelas pessoas na execução das tarefas que estão sob sua reponsabilidade; comparar o tempo médio gasto na execução das atividades semelhantes; comparar a performance entre os responsáveis pela execução de tarefas semelhantes e apurar o quanto do tempo disponível dos colaboradores foi gasto na execução das tarefas que agregam valor (funcionalidade disponível no segundo semestre de 2022).

As oportunidades de melhoria de desempenho não explorados devido a impossibilidade de monitorar o desempenho individual e das equipes.

Como: Com o axonT é possível, através da comparação de desempenho individual, identificar o melhor tempo para se executar uma determinada tarefa. Com isso é possível identifcar as formas mais eficientes para se executar uma atividade, determinar esse melhor desempenho como padrão e com isso aumentar a performance da empresa (funcionalidade disponível no segundo semestre de 2022).

A ociosidade provoca uma série de custos desnecessários: recursos (pessoas, equipamentos e instalações) subutilizados; excesso de pessoal; atrasos na internalização de receitas devido a demora na conclusão dos produtos e serviços – que ao serem entregues aos clientes, liberam faturamento.

Como: No axonT é possível identicar quais são as tarefas que estão prontas para serem executadas e não estão sendo executadas por alguma razão, causando a ociosidade de recursos (pessoas, equipamentos e instalações) na sequência de eventos operacionais da organização.

Os gargalos (componente que limita o desempenho ou a capacidade de todo um sistema) impedem que o fluxo de trabalho “corra” na velocidade máxima possível. Quando isso ocorre há atrasos na internalização de receitas, pois sem serviços prestados ou produtos entregues os clientes não fazem os pagamentos e podem até desistir da compra.

Como: Com o axonT é possível identificar os pontos de estrangulamento (gargalo) nos fluxos de trabalho, apontando onde as intervenções devem ocorrer para que os gargalos da organização sejam eliminados.

O retrabalho – Quem paga a “conta” do retrabalho? O retrabalho é pago pelo cliente em forma de aumento de preço para conservar as margens do negócio (e nesse caso o risco é perder competitividade) ou é pago pelo negócio que para não perder competitividade no preço de venda, pode diminuir a margem e/ou a qualidade. Além disso o retrabalho, independentemente de quem paga a conta, vai significar atrasos na internalização das receitas (pois gera gargalos, a menos que haja ociosidade). Seja qual for a saída para o problema do retrabalho ela não é boa nem para o negócio e nem para os clientes.

Como: Com o axonT é possível identificar onde estão ocorrendo os retrabalhos, em quais processos, por quais executores e sob quais gestores, dando assim chances para a organização se “curar” do retrabalho. (funcionalidade disponível no segundo semestre de 2022).

A perda de prazos – É muito comum que prazos sejam perdidos por falta de controles. As planilhas eletrônicas se tornaram ferramentas muito usadas no dia a dia das empresas, onde informações importantes (por exemplo: vencimentos de procurações, contratos, alvarás, assinaturas eletrônicas, licenças etc.) são mantidas e controladas. O problema aqui é que quase sempre o compartilhamento dessas informações é restrito; há a necessidade de consultar estes arquivos para saber o que está vencendo (se alguém se esquecer de consultar o arquivo, a informação não será conhecida) e frequentemente você é surpreendido ao ser informado no momento que precisa do documento que ele está VENCIDO!

Como: Com o axonT é possível você catalogar todos esses documentos e ser informado previamente (você define o quanto previamente você quer ser alertado) de que eles estão próximos do vencimento, podendo assim, agir proativamente para evitar atrasos e multas.

O desbalanceamento – A carga de trabalho nos processos, muitas vezes são sazonais. Há períodos que um processo tem mais coisas a serem feitas do que em outros (por exemplo: processos que envolvem a folha de pagamento; processos de apuração de impostos), em casos como esse o desbalanceamento é intrínseco ao tipo do processo. Porém existe uma enormidade de processos que este desbalanceamento pode e deve ser evitado. Ele existe mais em função de como os processos foram modelados ou mesmo por conduta dos executores. O problema do desbalanceamento ocorre quando passamos um período com baixa ou nenhuma atividade em um processo e em outros períodos os executores ficam sobrecarregados de trabalho.

Como: Com o axonT é possível é possível vislumbrar o balanceamento das tarefas de até 30 dias no futuro, dando a possibilidade de se preparar para os dias de maior atividade ou rever a modelagem dos processos para fazer com que a distribuição das atividades no período seja realizada equilibradamente (funcionalidade disponível no final do segundo semestre de 2023).

Os gráficos que demonstram o comportamento das tarefas são apresentados em 3 grupos:  o grupo a) apresenta as informações a partir da visão dos solicitantes (os clientes das tarefas); o grupo b) apresenta as informações a partir da visão de processos; e o grupo c) apresenta as informações a partir da visão dos responsáveis pela execução das tarefas. 

Em cada grupo as informações são apresentadas da seguinte forma: a) total de solicitações de serviços não concluídas; b) total de solicitações de serviços não concluídas e atrasadas; c) total de solicitações de serviços não concluídas, porém no prazo); e d) total de solicitações de serviços não concluídas que aguardam data de início.

Os esquecimentos – O esquecimento de tarefas é outro mal que assola as organizações. Esse esquecimento pode ser provocado pelos altos índices de estresse e ansiedade que os tempos atuais provocam na força de trabalho; por falta de conhecimento da ordem correta que as tarefas de um determinado processo devem ser executadas; falta de conhecimento das interdependências das tarefas entre processos; excessos de tarefas concentradas em poucos executores; alta rotatividade de mão de obra; afastamento de profissionais por motivos de férias ou de saúde, ou; diminuição do tamanho das equipes.

Como: O axonT tem algumas formas de tratar o problema de esquecimentos: a) é possível cadastrar todas as tarefas que precisam serem executadas rotineiramente para o axonT criar as ordens de serviços para as atividades repetitivas e programáveis; b) o axonT pode iniciar automaticamente um novo fluxo a partir da conclusão de uma determinda tarefa; c) o axonT pode iniciar um novo fluxo a partir de condições pré-estabelecidas. Ao criar as solicitações de serviços (tarefas) o axonT encaminha todas as tarefas a serem executadas para as filas de execução dos responsáveis, criando assim uma lista de atividades para as pessoas e com isso combatendo o esquecimento de “coisas” a serem feitas (imagem acima).

Comunicação – O problema da comunicação dispensa detalhamento. Todos nós sofremos com as consequências deste problema nas organizações. Frases como: “eu tinha entendido…”; “você tinha dito….”; “não foi isso o que eu disse…”; “eu não sabia que era para eu fazer”; “não é você que faz isso? Então quem faz?”; etc.

Como: Com o axonT não fica dúvida sobre: quem solicitou; o que foi solicitado; para quem foi solicitado; o que eu tenho que fazer; quando foi solicitado; quando tem que ficar pronto; o que tem que ser feito depois. Com isso o axonT contribui para melhorar a comunicação no ambiente organizacional.

O excesso de movimentação de papel entre as diversas áreas, faz com que alguns documentos desapareçam; pode levar a criação de arquivos duplicados; obriga a criação de protocolo de entrega e recebimento de documentos (a ser usado eventualmente no futuro como evidência de defesa).

Como: No axonT é possível anexar documentos de vários formatos em cada tarefa executada. É possível enviar um formulário anexado a uma solicitação, bem como digitalizar os formulários de papel para que sejam preenchidos e aprovados eletronicamente. Garantindo com isso um único arquivo digital dos documentos, os quais podem ser acessados rapidamente, mantendo a história da criação ou transformação desse documento, com seu registro da movimentação na empresa (imagem abaixo).

Quais resultados (curto prazo) são esperados?

• Atividades realizadas conforme planejadas;
• Gestão de desvios;
• Identificação da causa raiz de baixa performance;
• Mitigação de imprevistos e surpresas;
• Carga de trabalho balanceada;
• Ausência de desperdícios de recursos e de tempo;
• Informações de qualidade e tempestivas;
• Monitoramento de desempenho;
• Gestão de níveis de serviços / vencimentos;
• Mitigação do descontrole da carga de trabalho individual;
• Monitoramento do desempenho individual;
• Monitorar o volume de tarefas por etapa de um determinado fluxo de trabalho;
• Cumprimento de prazos (documentos vencidos);
• Tarefas corretamente priorizadas;
• Eliminação da subjetividade na avaliação de desempenho;
• Racionalidade na comparação de desempenho;
• Gestão dos fluxos de trabalho;
• Clareza e entendimento sobre responsabilidades;
• Controle das atividades que aguardam ações.
• Diminuição considerável da movimentação de papéis;
• Equipe sincronizada.

Quais impactos (médio / longo prazo) são provocados?

• Conhecer todos os fluxos de trabalho dos processos;
• Conhecer todas as atividades a serem executadas;
• Conhecer todos os responsáveis pelas tarefas;
• Identificar e monitorar todas as atividades atrasadas e os responsáveis por elas;
• Conhecer todas as demandas extraordinárias (não planejadas);
• Comparar o volume de atividades extraordinárias versus atividades programadas;
• Monitorar o comportamento do volume de tarefas;
• Controlar o fluxo de atividades das pessoas;
• Consenso sobre a sequência (fluxo) de execução das tarefas da organização;
• Evitar a perda de prazos e documentos vencidos;
• Atividades corretamente priorizadas;
• Evitar perda de desempenho por demissões/férias/substituições de executores;
• Monitorar a performance por processo;
• Monitorar a carga de trabalho individual;
• Monitorar o desempenho individual;
• Objetividade na avaliação e comparação de desempenho;
• Estabelecimento do sincronismo organizacional.