Ciclo de Vida de Processo

Definição de ciclo de vida

Toda vida em nosso planeta nasce e lentamente passa por vários estágios antes de chegar à idade adulta. Estes estágios são chamados de ciclo de vida. Um ciclo de vida é definido como os estágios de desenvolvimento que ocorrem durante a vida de um organismo. Um ciclo de vida termina quando um organismo morre.

Em geral, plantas e animais passam por três estágios básicos em seus ciclos de vida: começando como um ovo fertilizado ou semente, desenvolvendo-se em um jovem imaturo e, finalmente, transformando-se em um adulto. Durante a fase adulta, um organismo se reproduz dando origem à próxima geração.

O ciclo de vida humano é composto de seis principais estágios: feto, bebê, infância, adolescência, idade adulta e idosa.

O que é o ciclo de vida de processo de negócio?

São os estágios pelos quais um processo físico ou sistema de gerenciamento passa, desde o nascimento até a sua desativação (morte).

É um processo contínuo e cíclico que idealmente deve fazer parte da cultura da empresa, de forma que cada fornecedor, colaborador e gestor sempre pense em como implementar e melhorar os processos com os quais trabalham.

O ciclo de vida do processo de negócio é um ciclo contínuo de melhoria.

Como o próprio nome já diz, é um ciclo de uma forma infinita.

Por que o ciclo de vida do gerenciamento de processos é importante?

Porque sendo ele um procedimento estruturado para o gerenciamento e melhoria de processos, torna a manutenção e evolução dos processos organizacionais mais fácil e segura.

Estágios do ciclo de vida de processo de negócio

O ciclo de vida de processo ou o ciclo de vida do gerenciamento dos processos é composto de cinco estágios: Modelar, Implantar, Executar, Monitorar e Otimizar. 

Modelar

A modelagem de processos é uma técnica projetada para compreender e descrever o processo. Ele conecta e melhora a comunicação entre o estado atual e o futuro de um processo.

Qual é a diferença entre modelagem e mapeamento de processo?

Embora tanto a modelagem quanto o mapeamento de processos sejam técnicas que quebram o processo em “pedaços” (detalhes) e nos permitem estudá-lo, elas não são a mesma coisa. O objetivo da modelagem é otimizar o processo, ela incorpora o fluxo de trabalho e as regras de negócio. Por outro lado, o mapeamento de processos é mais orientado para o esclarecimento de funções e procedimentos. Por exemplo, um diagrama que representa como entregar um produto – desde o pedido do cliente, a entrada da matéria-prima, a fabricação, a estoque até a entrega – é um mapeamento de um processo.

Implementar

Em termos simples, a implementação de processos de negócio é colocar o processo (re)modelado em prática – ou torná-lo real – para que possa ser executado. Quanto mais detalhado você modelou e pensou no futuro processo de negócio, mais fácil deve ser implementá-lo.

Implementar novos processos no trabalho é difícil. É um dos trabalhos mais desafiadores que as equipes realizam. Algumas equipes lutam com a própria mudança – ela tira as pessoas de sua zona de conforto e às vezes há resistência. Outras equipes lutam para desenvolver os processos por conta própria. Elas não conseguem chegar a um acordo sobre a melhor maneira de proceder para melhorar o processo de negócio. Mesmo que você possa definir um novo processo e fazer algum progresso na mudança da mentalidade das pessoas, ainda há uma batalha árdua para implementar os processos-chave que transformam o modelado em operação.

Executar

A execução do processo refere-se à execução de uma tarefa ou um grupo de tarefas. A execução de um processo deve ser associada a um ator (executor).

O processo de execução descreve a realização dos processos alvo implementados, agora processos reais, na vida cotidiana dos negócios.

A fase de execução começa assim que as pessoas envolvidas executam um processo no seu dia a dia. Uma instrução de trabalho criada a partir da documentação do processo pode ajudar os funcionários. Ele descreve o fluxo do processo com mais detalhes do que o modelo do processo e, portanto, pode responder às perguntas que surgirem.

Quando os processos são executados, são gerados dados importantes para o controle e monitoramento do processo.

Para verificar o desempenho do processo, os números-chave devem ser medidos continuamente. No entanto, a análise desses índices não ocorre até a próxima fase, Monitorar.

Monitorar

O monitoramento do processo “é a observação sistemática e contínua dos aspectos-chave de desempenho, que avalia se o processo está operando conforme pretendido ou de acordo com algum padrão apropriado.”

O monitoramento de processos de negócio é o escrutínio em tempo real de uma atividade (ou conjunto de atividades) que foram configuradas para cumprir uma meta organizacional específica. Ele permite que uma organização meça e analise o desempenho dos processos para identificar problemas críticos de processos proativamente, usando dados para tomar decisões que irão melhorar a velocidade, qualidade e eficiência dos processos de negócio.

Otimizar

Não importa o que aconteça, os processos devem sempre funcionar com sua eficiência máxima.

A eficiência de um processo tem impacto direto na produtividade dos funcionários que usam estes processos.

O que é otimização de processo?

A otimização do processo é a disciplina de ajustar um processo de modo a otimizar (fazer o uso melhor ou mais eficaz de) algum conjunto especificado de parâmetros sem violar alguma restrição (Gestão de Processos).

As empresas que já existem há algum tempo não têm a liberdade de reconstruir todos os seus processos do zero. Estas empresas definem processos detalhados pela primeira vez e continuam a usá-los por muito tempo. A melhor opção e mais fácil é otimizar processos constantemente.

Conceitos

• Processo Melhorado: processos que são alterados para se manter a aderência (concordância) às práticas operacionais e à conformidade.
• Processo Otimizado: processos que têm sua performance melhorada em termos de: (a) redução do tempo de ciclo; (b) diminuição do consumo de recursos; (c) automação de tarefas; (d) aumento do volume de saídas, mantendo-se o consumo de recursos; (e) mitigação de riscos; (f) diminuição de erros e (g) redução de retrabalho.

Proposta de ciclo de vida do gerenciamento de processos de negócio detalhada

Carlos César Gaiardo, 1Ness Technologies (2022/01/04)