Controles Congelados

Quando o Controle Vira Caos

Por que continuar só com papel, planilhas e memória é um risco que você não pode ignorar!

O falso conforto do papel e da planilha

Muitas empresas ainda confiam em fichas, planilhas ou documentos de texto para controlar prazos de contratos, certidões, autorizações, assinaturas, renovação de tokens e outras obrigações operacionais.

Esse modelo transmite a sensação de “estamos no controle” — há um arquivo, uma planilha, uma lista.

Mas, na prática, ele contém uma armadilha.

Porque controlar por planilha ou memória significa estar sempre um passo atrás:

• A planilha não se atualiza por conta própria, versões se multiplicam, um colaborador grava “versão Final”, outro “versão Atualizada2”, e ninguém tem certeza de qual é a última.

• O arquivo de Word que deveria conter os vencimentos dos contratos aparece apenas quando há auditoria — geralmente depois do prazo ter sido ultrapassado.

• A atribuição de responsabilidades depende da lembrança ou do hábito do colaborador — se ele está sobrecarregado ou sai da empresa, o conhecimento vai junto.

• A planilha requer abrir, filtrar, checar, talvez cruzar com outro relatório, descobrir “o que vence em 30 dias” — e nessa busca, muitas vezes o prazo já foi ultrapassado.

• Resultado: o que parecia controle transforma-se em vulnerabilidade silenciosa. Um token de assinatura expirado, uma certidão desatualizada, um contrato vencido sem renovação — qualquer um desses pode significar multa, não participação em concorrência, perda de credibilidade, ou simplesmente mais retrabalho e custo oculto.

A cadeia de consequências invisíveis

Quando a empresa opera nesse modelo de “papel + planilha + memória”, os efeitos se propagam por três dimensões: operacional, de gestão e estratégica.

Operacional

• O colaborador precisa interromper o trabalho para “abrir a planilha”, “achar o vencimento”, “lembrar de informar o gerente” ou “corrigir o atraso”.

• Há frequentes retrabalhos — porque houve atraso ou erro, ou porque a versão da planilha estava desatualizada.

• A moral da equipe sofre: trabalhar para ‘apagar incêndios’ é exaustivo, e nada pior do que começar o dia com “qual vencimento caiu hoje?”.

• A empresa depende de “quem sabe” — se o colaborador fica doente, sai de férias ou troca de função, o risco aumenta.

Gestão

• O gestor não tem visibilidade real: os relatórios são produzidos manualmente, com atraso, ou apenas quando exigidos por auditoria.

• Os controles ficam fragmentados: planilha A, documento B, e-mail C. A consolidação exige tempo e tem margem de erro.

• O risco de não conformidade torna-se latente — um vencimento esquecido, uma certidão vencida, um contrato que não foi renovado corretamente.

• A cultura operacional incentiva “salvar em Excel e lembrar” em vez de “o sistema alerta, executa e registra”.

Estratégica

• A empresa perde agilidade: não entra em concorrência porque “faltou uma certidão”, ou participa com risco porque “o contrato expirou e não foi revisado”.

• A reputação é afetada: uma auditoria ou fiscalização flagra o erro, e a empresa paga multa ou fica fora de oportunidades.

• O esforço humano e financeiro se dissipa em correção de erros em vez de geração de valor. O tempo que poderia ser dedicado a melhorias é consumido por urgências evitáveis.

• A vantagem competitiva se perde: enquanto concorrentes digitalizam e automatizam, quem opera com planilha segue lento, vulnerável e custoso.

Como a automação e a digitalização de processos mudam esse jogo

Aqui entra o papel da automação de tarefas e da digitalização de processos — ferramentas que transformam controles em fluxos vivos, não em arquivos congelados. E nesse contexto, uma solução como a axonT deixa de ser luxo e passa a ser fundamental.

Visibilidade e registro automático

• Em vez de a planilha depender de quem lembra de alimentar, o sistema registra automaticamente: quando um contrato é criado, quando foi enviado para aprovação, quando vence, quem aprovou, etc.

• Alertas automáticos: antes de uma certidão vencer ou de um token expirar, o sistema envia aviso, designa responsável, gera tarefa de renovação.

• Histórico confiável: tudo está no rastreamento — quem fez, quando fez, qual foi o resultado. Elimina-se “foi esquecido” ou “ninguém sabia”.

Fluxo de trabalho padronizado e execução controlada

• Em vez de depender da memória do colaborador para lembrar “quem assina” ou “quem libera”, o fluxo de aprovação já está definido: tarefa vai ao responsável, ele aprova/recusa, passa para o próximo, etc.

• Os arquivos estão vinculados ao processo — não há “planilha separada” com vencimentos. O documento, o contrato, a certidão ficam associados ao registro do fluxo.

• Relatórios e dashboards atualizados em tempo real — o gestor vê em um painel quantos contratos vencem em 30/60/90 dias, quantas certidões pendentes, etc.

Liberação de tempo e foco para melhoria

• Quando a automação assume o controle da rotina, os colaboradores deixam de gastar tempo “checando planilhas” ou “correndo atrás de prazos” e passam a focar em tarefas que agregam valor: revisar cláusulas de contrato, melhorar processo de renovação, negociar melhores termos, etc.

• A organização deixa de depender do “quem lembra” e passa a depender do “quem analisa e melhora”.

Gestão de risco e compliance fortalecida

• Multas, penalidades e perdas de oportunidade tornam-se menos prováveis. Quando vencimentos são monitorados automaticamente e aprovações fluem com registro, o risco é significativamente reduzido.

• A empresa está preparada para auditorias ou concorrências — pode demonstrar que tem processo, que cumpre prazos, que nada foi esquecido.

• A reputação melhora: ser conhecido por “controlar com eficácia” vira diferencial.

Cenário: “antes” e “depois” da automação

Antes (Planilha + Memória)

• Boleto “A” vence em 10 dias. Ele está listado em uma planilha que só é revisada semanalmente. O responsável esquece de avisar. O gestor descobre somente após o vencimento. Multa aplicada.

• Token de assinatura eletrônica ultrapassa prazo. A empresa não assina nota fiscal ou contrato no prazo. Processo travado, cliente insatisfeito.

• Certidão exigida em licitação está vencida. A empresa não consegue participar ou participa com risco, perde a concorrência.

Depois (Digitalização + Automação)

• Boleto “A” vence em 10 dias. O sistema registra vencimento, envia tarefa automaticamente ao responsável, e após a aprovação é encaminhado para pagamento. Sem surpresas.

• Token está para vencer. O sistema alerta uma semana antes, lembra o colaborador, registra a renovação. A assinatura segue fluida.

• Certidão para licitação está mapeada no fluxo. O painel mostra: “certidão X vence em 45 dias”. O responsável já começa a providenciar. A empresa entra na concorrência tranquila.

Mais do que tecnologia: mudança cultural

Adotar automação não é simplesmente “comprar um sistema” e “migrar planilhas”. É uma mudança de mentalidade — de “vamos ver se lembramos” para “o sistema nos lembra; nós podemos melhorar”.

Alguns pontos importantes para consolidar a mudança:

• Envolver a equipe que executa o controle (contratos, certidões, prazos) para mapear os processos e definir o fluxo de aprovação, responsáveis, prazos.

• Desenhar os papéis: quem insere o contrato; quem aprova; quem renova; quem checa; quem visualiza no dashboard.

• Garantir que os documentos estejam digitalizados, associados aos fluxos — de modo que não existam “planilhas paralelas” fora do sistema.

• Treinar para que a planilha deixe de ser “o controle” e passe a ser “não mais necessária”.

• Monitorar indicadores: número de vencimentos não previstos, multas evitadas, retrabalho reduzido, tempo liberado da equipe para melhorias.

Benefícios concretos para a empresa e para as pessoas

Para a empresa

• Menos perdas financeiras por multas ou descumprimento de obrigações.

• Maior participação em concorrências e licitações graças ao controle de prazos e documentos.

• Dados confiáveis, visibilidade e governança melhorada.

• Rede de segurança: o sistema detecta o que o humano esqueceu ou não viu.

• Liberação de recursos para focar em melhorias estratégicas, não em tarefas emergenciais.

Para os colaboradores/operadores

• Menos pressão de “para se lembrar”. A tarefa aparece no sistema.

• Mais clareza sobre o que fazer, quando fazer e quem aprova.

• Menos retrabalho, menos incêndio, mais tranquilidade.

• Foco no trabalho que agrega valor — analisar contratos, melhorar prazos, sugerir melhorias — não só “salvar a planilha”.

• Reconhecimento mais visível: registros, histórico, equipe, indicadores mostram que o trabalho está sendo bem feito.

Conclusão 

O momento de agir é agora!

A empresa que ainda vive com controles em papel, planilhas dispersas ou na boa memória dos colaboradores está em correndo riscos. O mundo gira rápido, a concorrência acelera, os regulamentos exigem mais visibilidade.

Continuar “como sempre fizemos” pode parecer confortável, mas na prática é acumular vulnerabilidade.

A automação e a digitalização de processos com o axonT oferece a ponte entre a atual operação — reativa, vulnerável — e a operação do futuro — proativa, visível, segura.

Não se trata de abandonar o humano — trata-se de libertar o humano para fazer o que melhor faz: pensar, melhorar, inovar.

 “Pare de usar planilhas para lembrar: use sistemas para monitorar.

Porque quem ainda depende da memória corre o risco de perder o prazo que não viu.”