Sicronismo Organizacional

Conceito (o que é?)

A sincronização é a coordenação de um conjunto de eventos em um sistema que funciona de acordo com o tempo. Por exemplo, o regente de uma orquestra serve para manter a orquestra no tempo, ou sincronizada. Sistemas que operam com todas as suas partes em sincronia são chamados de síncronos ou em sincronia.

Na sincronização, a hora e a ordem são importantes. É usado em muitos sistemas cotidianos, incluindo os de transporte, ciência da computação, música e telecomunicações.

A integração dos processos organizacionais é essencial para a sincronização das operações internas de uma empresa conectando sistemas, pessoas e recursos distintos em tempo real.

A falta de sincronia organizacional contribui para a criação dos silos organizacionais com consequências negativas para a empresa.

Quando um departamento específico está trabalhando de forma eficiente, como uma máquina bem lubrificada, pode-se pensar que isso é uma vantagem óbvia para o negócio como um todo. No entanto, quando os funcionários de um departamento não conseguem interagir de forma eficaz e eficiente com os de outros departamentos, as operações de negócios podem começar a sofrer, resultando em perda de receita e até mesmo em guerras de território entre os departamentos.

Contexto Organizacional

Silos – O termo “silo” geralmente se refere às grandes estruturas (mais frequentemente vistas na agricultura) usadas para separar diferentes tipos de materiais a granel, como grãos.

Silos organizacionais – Os silos organizacionais referem-se à separação de um tipo diferente de ativo vital para uma organização: pessoas. Os silos organizacionais em termos de negócios são definidos como a separação de diferentes tipos de funcionários, muitas vezes definidos pelo departamento em que trabalham.

Na verdade, esses silos organizacionais podem se tornar enormes barreiras dentro de uma empresa e podem ser muito difíceis de quebrar uma vez instalados.

Nas grandes corporações, os silos podem ficar tão intensos que paralisam o impulso competitivo da empresa – sem que os participantes ativos tenham ideia do dano causado.

Em startups menores, os silos organizacionais podem ser fatais para a empresa, pois a luta interna por recursos consome energia, que poderia ser melhor gasta para se tornar bem-sucedida.

Por que existem silos organizacionais?

Nos negócios, em última análise, é uma falha de gestão que permite que os silos organizacionais se formem e existam. Começa, e finalmente termina, na gestão.

Os silos organizacionais se formam quando os gestores e, em última análise, os funcionários podem desenvolver mais lealdade a um grupo ou equipe específica do que ao empregador ou à empresa como um todo.

Quando existem silos, os funcionários se tornam mais isolados e desconfiados de outros departamentos, tornando cada vez mais difícil para os grupos trabalharem juntos.

O que causa os silos organizacionais?

Falta uma mentalidade de equipe – Uma causa comum de silos organizacionais é a falta de compreensão de como um determinado processo sob a responsabilidade de um departamento ou equipe se encaixa no quadro geral, fazendo com que o gestor responsável por essa equipe se concentre no que podemos chamar de metas locais versus metas da empresa.

Em um esporte de equipe, se todos os membros da equipe não estão focados no objetivo geral de vencer o jogo, eles geralmente não se saem bem, mesmo que haja um jogador de destaque no time. Nos esportes, a responsabilidade pela falta de sincronia de uma equipe é do treinador, quando isso ocorre nos negócios, é do gestor.

Competindo por recursos – Os silos organizacionais também podem existir porque os grupos são forçados a competir por recursos. Isso acontece em todos os ciclos orçamentários e em todas as discussões sobre funcionários adicionais. Essas discussões geralmente são executadas como um jogo de soma zero, ou seja, se um dólar ou cabeça vai para um departamento, outro departamento fica sem. Infelizmente, essa situação é realmente verdadeira, pois poucas empresas têm orçamentos ilimitados, então os recursos devem ser distribuídos seguindo uma ordem pré-estabelecida pelos relacionamentos dos processos de negócio.

Isso obviamente se torna muito competitivo, pois os executivos estão focados apenas nas necessidades de sua equipe, não na empresa.

Falta de comunicação – Muitas vezes os silos organizacionais são criados por falta de comunicação entre as equipes, muitas vezes pela falta de entendimento da interdependência e precedência dos processos de negócio que são integrados, estando esta integração identificada ou não.

Perder o foco dos objetivos da empresa – Os silos organizacionais podem ser causados por grupos com foco em resultados imediatos versus objetivos de longo prazo da empresa. A equipe de engenharia pode descartar um recurso-chave para fazer um cronograma específico. Eles fazem seus horários e ficam bem; no entanto, o produto geral sofre.

Incentivos equivocados – Os silos organizacionais também podem ser causados por incentivos equivocados. Por não conhecer as interdependências e precedências entre os processos de negócio é muito comum ver diferentes equipes incentivadas de maneiras que podem realmente entrar em conflito com o sucesso da empresa.

O que acontece quando existem silos organizacionais?

Relações prejudiciais se formam entre grupos – Quando existem silos organizacionais, eles tendem a criar relacionamentos ruins entre grupos e gestores de grupo. Claro, os silos também podem ser causados por esses relacionamentos ruins. Quando há desconfiança entre gestores, geralmente causada por diferentes agendas ou diferenças de personalidade, as equipes tendem a se fechar e se preocupar muito mais com o sucesso da equipe, não com a empresa.

As agendas devem ser determinadas pelas prioridades e necessidades dos processos na ordem que eles participam da cadeia de processos da organização.

Grupos perdem de vista os objetivos da empresa – Quando grupos dentro da empresa têm prioridades diferentes – isso ocorre devido às deficiências na integração dos processos de negócio – e perdem de vista os objetivos gerais, os silos aparecem.

Falha na comunicação entre os processos – A engenharia pode não gostar de vendas, porque talvez a equipe de vendas continue vendendo recursos que ainda não existem – pressionando tremendamente os cronogramas.

Sincronização de processos

A sincronização de processos é uma forma de coordenar processos que usam recursos compartilhados e/ou escassos.

Do ponto de vista da sincronização, os processos podem ser categorizados como: Processo independente, onde a execução de um processo não afeta a execução de outros processos. Os processos deste grupo ocorrem com menos frequência nos ambientes organizacionais; Processo cooperativo, onde a execução de um processo afeta a execução de outros processos.

O problema de sincronização de processos surge no caso de processos cooperativos porque os recursos são compartilhados.

A integração de processos organizacionais permite a automação de processos de negócios, integração de sistemas e serviços e o compartilhamento seguro de recursos. A superação dos desafios de integração permite que as organizações conectem sistemas interna e externamente. Isso dá às empresas uma vantagem.

O principal problema com a integração de processos de negócios está em como um processo de negócio está sendo conectado a outro processo de negócio. Os processos de negócio interligados são descritos em termos de tarefas, fluxo de trabalho e atores humanos como elemento diferenciador.

• Pontos de interface entre as áreas: potenciais focos de tempo de espera (desperdício) pela não sincronização dos processos.